1.2. Le forme di tutela del segnalante e del segnalato
Obbligo di riservatezza
Ai sensi dell’art. 12 del D. Lgs n. 24/2023 l’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
Allo stesso modo è tutelata l’identità delle persone coinvolte e menzionate nelle segnalazioni fino alla conclusione dei procedimenti avviati a seguito delle segnalazioni stesse. Per identità si intende non solo il nominativo della persona, ma anche qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.
Pertanto, l’intera procedura di gestione della segnalazione ricevuta attraverso il canale interno di segnalazione avviene in modalità riservata, in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza.
In particolare, al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni raccolte, l’accesso ai dati sarà consentito esclusivamente al gestore delle segnalazioni, regolarmente nominato con delibera sopra indicata, Avv. Antonella Panetta, soggetto competente e debitamente autorizzato al trattamento dei dati personali ai sensi della vigente normativa.
Nel caso la segnalazione pervenga a persone diverse dal gestore interno, le persone riceventi la segnalazione adotteranno tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza del segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e della eventuale documentazione allegata e trasmetteranno la segnalazione erroneamente ricevuta nelle modalità e nei termini indicati nel successivo paragrafo 3.1.
La conservazione dei dati avverrà a norma di legge e per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali azioni avviate a seguito della segnalazione. Successivamente, tali dati saranno distrutti. In ogni caso, la conservazione dei dati non potrà superare il termine dei cinque anni dalla data in cui viene comunicato al segnalante l’esito finale della procedura di segnalazione.
Conformemente a quanto previsto dall’art. 12 del D. Lgs. n. 24/2023, nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del Codice di Procedura Penale.
Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’Agente Generale contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti ad essa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della sua identità. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, l’Agente Generale non potrà procedere con il procedimento disciplinare se il segnalante non acconsente espressamente alla rivelazione della propria identità. In tale caso, il gestore interno provvederà quindi ad acquisire tale consenso presso il segnalante, attraverso richiesta di sottoscrizione del suddetto consenso.
Nei seguenti casi, invece, non si è tenuti a tutelare la riservatezza della identità della persona segnalante:
- la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio al segnalato (c.d. “segnalazione in mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge;
- nella segnalazione vengano rivelati fatti e/o circostanze tali che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano opportuna e/o dovuta la segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad es. reati di terrorismo, spionaggio).
I dati personali di segnalanti e/o denuncianti sono trattati in conformità alla normativa nazionale ed europea in materia di tutela dei dati personali (in particolare, Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali, D. Lgs. n. 196/2003 e ss.mm.ii., adeguato alle disposizioni del Regolamento D.lgs. 10 agosto 2018, n. 101, e D.Lgs. n. 51/2018 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché’ alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consigli”) per quanto applicabile.
A tal fine, viene consegnata ai soggetti interessati apposita informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 GDPR 2016/679.